Comunicare con slide e presentarle nell'exit meeting

PREPARAZIONE
1. PREDISPOSIZIONE DELLE SLIDE
2. PREPARAZIONE DELLA PRESENTAZIONE
I “CLASSICI” ERRORI DI CHI CREA SLIDE
- TESTI PROLISSI E VERBOSI : le slide devono essere sintetiche, ci devono essere poche parole. C’è solo un caso nel quale possiamo riempire le slide di parole, quando non devono essere lette.
- INUTILE COMPLICATEZZA : le slide devono essere semplici.
- ABUSO DI GRAFICA E EFFETTI SPECIALI
- CATTIVO USO DELLE IMMAGINI
- CATTIVO USO DI GRAFICI E TABELLE : il grafico è immediato.
LA PREPARAZIONE DELLA PRESENTAZIONE
1. STRUTTURA DELLA PRESENTAZIONE
- INTRODUZIONE
- CORPO (PRESENTAZIONE)
- CONCLUSIONI
2. DURATA, DA VALUTARE RISPETTO A:
- TEMATICHE DA TRATTARE
- GRADO DI CONOSCENZA E FAMILIARITÀ CON I PARTECIPANTI
Se si conoscono i partecipanti è più facile avere un’idea di quanto può durare.
STRUTTURA:
LA SEQUENZA CLASSICA
PREMESSA : SCENARI : OBIETTIVI : STRUMENTI : CUORE : DETTAGLI
Una sequenza del genere è troppo lunga, fa perdere di vista il cuore; può non corrispondere alle aspettative; c’è un rischio di eccesso di informazioni; le informazioni non hanno un contesto adeguato.
E’ una sequenza che annoia le persone.
LA SEQUENZA DEL PERCHÉ?
TU HAI UN PROBLEMA : QUESTO PROBLEMA VA AFFRONTATO :
ECCO LA SOLUZIONE : DETTAGLI : ESEMPI
La lunghezza è giusta, perché si arriva al dunque in poco tempo; corrisponde alle aspettative; quantità giusta di informazioni; le informazioni hanno un contesto adeguato, ovvero si capiscono i dettagli della soluzione.
E’ una sequenza più adatta. Qui è importante convincere che vale la pena affrontare al questione. In questa sequenza cerchiamo il consenso.
LA SEQUENZA DEL “COME”
TI RIASSUMO IL PROBLEMA : ECCO LA SOLUZIONE : DETTAGLI : ESEMPI
La lunghezza è giusta, non vengono ripetute le cose che già si sanno; corrisponde alle aspettative; quantità giusta di informazioni, i dettagli sono nella giusta quantità; le informazioni hanno un contesto adeguato.
Non cerchiamo il consenso perché ce l’abbiamo già.
Nella sequenza del perché è del come si arriva subito al dunque. Esiste un momento ottimale per arrivare al dunque, che solitamente è all’inizio della presentazione. Il tempo che passa dall’inizio al dunque serve per preparare il terreno.
In generale nella comunicazione e in particolare nella presentazione e nel report la cosa più importante deve essere messa all’inizio.