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I sistemi operativi

I sistemi operativi supportano le attività operative realizzate nelle diverse parti dell’organizzazione. Rappresentano l’aspetto dinamico dell’organizzazione e possono essere definiti come l’insieme dei processi che inducono stimoli al comportano in linea con gli obiettivi del’impresa. Il loro fine è la standardizzazione dei processi e dei comportamenti:
- da un lato incorporano le routine permettendo di trasformare le decisioni in pseudo-decisioni e fornendo ai decisori alcuni algoritmi da applicare
- dall’altro fissano gli obiettivi da raggiungere e le modalità per coordinare azioni e comportamenti degli attori
La loro diffusione permette di risparmiare energia direzionale, in quanto:
- forniscono al nucleo operativo uno strumento per orientare e coordinare le attività
- forniscono alla linea manageriale intermedia e al vertice strategico un modello per raccogliere, organizzare e interpretare le informazioni relative allo svolgimento delle attività operative.
Il sistema di comunicazione in generale
Il sistema operativo di comunicazione definisce i contenuti, gli strumenti e i metodi che gli attori organizzativi utilizzano per gestire i flussi informativi e di comunicazione all’interno dell’organizzazione e tra l’organizzazione e i suoi ambienti.
I processi di comunicazione sono influenzati dalle caratteristiche personali degli individui e dall’interazione tra gli attori coinvolti nel processo di comunicazione.
I sistemi informativi computer based
Lo sviluppo dei sistemi informativi computer based all’interno delle organizzazioni può avvenire attraverso:
° un approccio frammentato: ciascuna area aziendale progetta o compra il software adatto per la gestione delle proprie attività
° un approccio integrato: si adottano sistemi informativi integrati (ERP), attraverso i quali si supera la separazione del primo approccio attraverso l’implementazione di pacchetti già integrati nella loro architettura informatica e nella loro progettazione logica.
L’implementazione del sistema ERP deve poggiare su una base, concettuale e organizzativa idonea a consentire che il sistema dispieghi le sue potenzialità di integrazione sull’intera azienda. I sistemi ERP sono uno strumento che consente al management di sviluppare analisi e interventi su una base omogenea e affidabile, contribuendo così a processi decisionali più accurati e tempestivi.
Il sistema di controllo
I sistemi informativi computer based possono supportare i diversi processi operativi e gestionali dell’impresa: dall’amministrazione degli ordini di acquisto e vendita alla schedulazione della produzione, dalla gestione del personale al reporting direzionale.
I cambiamenti organizzativi connessi all’adozione di questi sistemi hanno un rilevante impatto sui sistemi di controllo.
Il sistema operativo di controllo include i meccanismi e i processi attraverso i quali si cerca di orientare i comportamenti, permettendo ai differenti livelli dell’organizzazione di confrontare i risultati raggiunti con quelli attesi e poter eventualmente avviare azioni correttive.
Il sistema di controllo:
° da un lato, deve fornire le informazioni quantitativo-monetarie a supporto elle decisioni e delle azioni di individui e gruppi, al fine di promuovere la coerenza tra gli obiettivi individuali e quelli organizzativi
° dall’altro, permette agli attori organizzativi di focalizzare l’attenzione sulle aree oggetto di misurazione, fornendo la reportistica per verificare se gli obiettivi sono stai raggiunti ed eventualmente avviare le azioni correttive
L’impatto del sistema di controllo in termini di coordinamento si misura in base alle caratteristiche dei meccanismi di retroazione (feedback) che riesce ad attivare.

Secondo Becker l’efficacia del feedback nell’orientare i comportamenti è influenzata:
dalla quantità, tempestività e comprensibilità delle informazioni trasmesse
dalla rilevanza rispetto alle attività da svolgere
dalla credibilità della fonte da cui proviene
Le prestazioni del sistema di controllo dipendono anche dalle caratteristiche della struttura organizzativa.
Il budget della funzione commerciale è uno dei più diffusi strumenti del sistema operativo di controllo. Il responsabile della funzione commerciale dal controllo dei risultati raggiunti riceve le informazioni necessarie per intervenire tanto sui singoli collaboratori quanto sulla strategia generale. Al vertice strategico, questo sistema operativo fornice le indicazioni per migliorare la pianificazione ed eventualmente per allocare in modo più efficace le risorse tra le diverse aree gestionali.
Il sistema di valutazione
L’output del sistema di controllo può diventare uno degli input per il sistema operativo di valutazione, che ha lo scopo di dare coerenza all’insieme degli incentivi e dei disincentivi che l’organizzazione utilizza per premiare o sanzionare i comportamenti delle persone e quindi per orientare tali comportamenti verso i fini organizzativi. Il sistema operativo di valutazioni non può ignorare il variegato insieme di motivazioni di cui sono portatori i collaboratori e deve considerare le specificità organizzative interne e dell’ambiente esterno.
L’aspetto più critico nella progettazione del sistema di valutazione è il cosa e il come valutare:
- se si valuta la posizione, il focus è costituito dai compiti, dalle attività e dalle responsabilità ricoperte dalla persona
- se si valutano le competenze, si valorizza l’individuo nella su unicità
- se si valutano le prestazioni, si misura il contributo che un soggetto apporta in termini di comportamenti attivati e di risultati ottenuti
Il sistema di valutazione è il presupposto per rendere esplicito e per quantificare il valore delle persone all’interno dell’organizzazione, per gestire il bilanciamento tra i contributi che le persone apportano all’organizzazione e gli incentivi che ricevono.
di Giulia Mestre
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