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La documentazione di progetto


Il progetto e la descrizione di tutti gli aspetti dell’evento vanno documentati e comunicati durante tutto il ciclo di vita dell’iniziativa, verso l’interno (team e committenza) e verso l’esterno(istituzioni, parter, etc.).
Quindi si scriverà una documentazione di progetto che non è nient’altro che un documento dove saranno segnate tutte le fasi, i destinatari e gli strumenti atti alla produzione/organizzazione dell’evento.
Questo progetto deve essere molto sintetico (small) e non deve superare le 15/20 pagine.
A seconda dei destinatari e della fase progettuale  possono essere utilizzati diversi strumenti con linguaggio e informazioni diverse.
E’ un meccanismo informativo di work in progress quindi è fondamentale che la comunicazione di progetto (cos’è l evento, come si articola, chi sono responsabili ecc) può arrivare a dare particolari dettagliati.
Qualunque sia il documento deve contenere info sul Cosa, Chi, Perché, Come, Quando, Dove.
Nel documento base (che poi verrà arricchito di dettagli) troviamo:
- titolo evnto
- origine e motivazioni
- budget
- idea progetto
- politiche comunicazione
- missione, obiettivi
- strategie comunicazione ecc
- palinsesto
- principali artisti, opere ecc
- target destinatari
- punti forza e opportunità

Tratto da MARKETING PER GLI EVENTI CULTURALI di Priscilla Cavalieri
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