Pubblica Amministrazione: Web 2.0 e Dematerializzazione

Lo studio del cambiamento delle amministrazioni pubbliche attuali, presenta uno spettro ad ampio raggio d’azione, tanto che negli ultimi anni ci si è dedicati alla ricerca e alla sperimentazione di soluzioni diverse, per migliorare un apparato statale ormai in crisi, dovuto ultimamente anche alla carenza di personale. L’arma importante per mandare avanti la macchina comunale è capire gli errori commessi nell’amministrazione, individuarli e modificarli, nel tentativo di adattarsi e dominare un ambiente che soprattutto nell’ultimo decennio si è modificato a ritmi velocissimi. Si inizia a parlare così di cooperazione, di controllo o monitoraggio sulle attività svolte all’interno del contesto organizzativo, sull’erogazione dei servizi al cittadino da parte delle Amministrazioni Pubbliche.
La componente tecnologica, proposta con fermezza nei programmi di rinnovamento dell’Amministrazione Pubblica, è necessaria ma non sufficiente da sola a rendere efficace un servizio. La tesi sostenuta da Norman D. è innovativa di per sé, dato che lega lo sviluppo dei servizi alla tecnologia, presupponendo, al tempo stesso l’affiancamento di una dimensione fondamentale: l’usabilità dell’utente. Senza questo elemento il servizio non regge a lungo, né tantomeno se viene a mancare un adeguato monitoraggio amministrativo. Due dimensioni devono essere sviluppate contemporaneamente: Tecnologia da una parte e usabilità degli utenti dall’altra, con un adeguato monitoraggio dell’Amministrazione pubblica.
L’innovazione tecnologica è sicuramente, una pedina importantissima nel grande “gioco” del cambiamento amministrativo, ma non è sufficiente da sola a sostenere la vincita della partita.
Con lo sviluppo delle reti sociali il Web è diventato luogo di incontro dove si svolgono conversazioni, dialoghi etc, e grazie a questa interazione via Web il settore pubblico, sta subendo un processo di evoluzione. Internet è oggi il canale di riferimento per comunicare con i cittadini e ciascuno di noi è cosciente di come, la disponibilità di Internet e della sua architettura abbiano modificato sostanzialmente e si spera, definitivamente, il modo di utilizzare i computer e l’informatica. Oggi è difficile immaginare che qualcuno di noi, (possessori di Pc o notebook), non si connetta in qualche modo ad Internet. Lo facciamo sempre più numerosi, anche con dispositivi nuovi come i nostri smarthphone, per accedere ai servizi di posta elettronica e di messaggistica, o ai servizi offerti nelle modalità innovative del Web 2.0. Lo facciamo sempre più in tempo reale, in ogni momento della giornata, anche quando siamo lontani dalla nostra scrivania. Proprio a sostegno delle ipotesi centrali di questa tesi, si è dedicato un paragrafo all’esperienza della “PEC”, che si è dimostrata importante, per le modalità e le metodologie applicate nella realizzazione del cambiamento nella Pubblica Amministrazione.
Proprio in questo paragrafo, è stata analizzata la PEC, sia a livello normativo che operativo, con lo scopo di snellire un meccanismo lento e antiquato di funzionamento pubblico dei servizi, e allo stesso tempo di avvicinare i cittadini, le imprese, i professionisti legati alla pubblica amministrazione, ormai sfiduciati dall’enorme burocrazia.
A tal fine si vuole mettere in evidenza l’utilizzo della posta elettronica certificata nel processo di modernizzazione, legato all’utilizzo delle nuove tecnologie informatiche e di comunicazione, che sta attraversando la Pubblica Amministrazione, in previsione dell’ormai presente dematerializzazione che ci sta portando all’eliminazione del supporto cartaceo per essere sostituito dal formato elettronico. All’interno di queste linee guida, s’inserisce lo studio di un altro caso di cambiamento: il “PROTOCOLLO INFORMATIZZATO” legato alla dematerializzazione.
Il “PROTOCOLLO” rientra appunto, in quella fattispecie di servizi che sono attivi, ma richiedono ancora molto lavoro di back-office per essere produttivi e utilizzati. Esso è un sistema per tenere traccia di tutti i documenti che entrano o escono da una pubblica amministrazione, gestendo elettronicamente i flussi documentali, migliorando l’efficienza interna degli uffici, attraverso l’eliminazione dei registri cartacei. Con l’adozione di tale sistema si migliorerà inoltre la trasparenza dell’azione amministrativa attraverso strumenti che facilitano l’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei cittadini, imprese ed altre amministrazioni.
Se qualche anno fa, un cittadino voleva mandare della documentazione, doveva presentarsi di persona o inviare il tutto tramite fax, ora (via Internet) la richiesta arriva direttamente all’ufficio preposto. In questo modo, si evitano file agli sportelli, e si abbreviano i tempi d’attesa, snellendo un sistema pesante e controproducente.