Il trattamento dei dati personali nel sistema di gestione informatica dei documenti

Il trattamento dei dati personali nel Sistema di Gestione Informatica dei Documenti (SGID).
L’interesse del legislatore nazionale è sempre più volto all’obiettivo della dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione. L’uscita delle ultime disposizioni normative in materia consente ormai il raggiungimento dell’agognato traguardo, definendo anche i tempi entro cui la PA deve adeguarsi. Nel periodo appena trascorso sono entrate in vigore le regole tecniche che regolamentano l’apposizione, la validazione e la verifica delle sottoscrizioni elettroniche e digitali (DPCM 22/02/2013) e soprattutto le nuove regole tecniche per il protocollo informatico e quelle per la conservazione digitale (entrambe contenute nel DPCM 3/12/2013).
Le nuove regole tecniche relative alla conservazione stravolgono sostanzialmente il panorama normativo rispetto alla vecchia conservazione sostitutiva su supporti ottici, cosiddetta “conservazione a norma”, profilando l’affidamento dei documenti, originariamente digitali, a strutture di conservazione accreditate dall’AgID.

Gli Enti pubblici dovranno, quindi, nell’immediato futuro preoccuparsi della conservazione nel tempo e dei propri archivi digitali.

L’ultimo intervento normativo degno di nota è il DPCM 13/11/2014 (uscito nella Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2015) e in vigore dall’11 febbraio 2015 che, in sostanza, obbligherà le pubbliche amministrazioni a produrre gli originali dei propri documenti in formato digitale, fissando i criteri cui il documento deve uniformarsi per essere pienamente valido.

I suddetti documenti informatici devono essere formati e gestiti nelle modalità più idonee affinché possano essere rispondenti alla norma e affidati ad un soggetto conservatore accreditato: a tal fine documenti devono essere registrati, classificati, fascicolati, prodotti mediante l’utilizzo di determinati formati elettronici adatti alla conservazione, eventualmente sottoscritti nei termini stabiliti dalla legge, collegati ad un preciso set di metadati che ne permetta la gestione e il reperimento nel tempo, ecc...).

L’Ente per adeguarsi alla dematerializzazione deve procedere ad una riorganizzazione di tutti i propri flussi documentali, particolarmente quelli digitali, deve progressivamente ridurre l’utilizzo del supporto cartaceo e deve gestire la delicata fase di passaggio in cui i documenti cartacei e quelli digitali coesisteranno all’interno dell’Ente.

Lo strumento obbligatorio che il DPCM 3/12/2013 individua per gestire la delicatissima fase che si prospetta è il Manuale di Gestione Documentale, un documento che l’Ente non può esimersi dall’adottare e che deve essere pubblicato sul proprio sito istituzionale.

Il Manuale di gestione è un documento complesso che si occupa di regolamentare la politica documentale dell’Ente a tutti i livelli: organizzativo, tecnologico, giuridico e archivistico; vi sono dettagliati i riferimenti alla legge corrente e descritte le buone pratiche da seguire per poter gestire i flussi di lavoro in modalità digitale, nonché per formare e gestire correttamente l’archivio, sia esso digitale, cartaceo o ibrido.

Il Manuale di gestione deve essere costantemente aggiornato alla normativa vigente in materia ed attiene non soltanto al protocollo informatico ma alla gestione documentale dell’intero Ente; è pertanto essenziale che tutto il personale, a seconda del ruolo che riveste, abbia chiare le modalità di applicazione dello stesso e scrupolosamente vi si attenga. In quest’ottica diventa importante la formazione professionale nell’ambito delle problematiche fondamentali della gestione documentale informatica.