Analisi di alcuni aspetti relativi alla comunicazione interna: la gestione delle riunioni

La comunicazione è un ambito di studio che certamente è stato oggetto di attenzione per non pochi ambiti della psicologia, della sociologia o della gestione delle risorse umane, e certamente è uno degli argomenti su cui si verte molto nelle aziende per svolgere iter di formazione, anche una materia complessa e articolata come la pedagogia.
Nelle imprese, siano esse piccole, medie o grandi, la parola comunicazione molto spesso tende a riguardare più il singolo che si relaziona con gli altri singoli, piuttosto che vari singoli che dialogano con l’azienda stessa. Quello che molte volte manca è la percezione di essere un tutt’uno con essa, di non essere semplici cellule che fanno il loro dovere, ma cellule che fanno funzionare organi, organismi. Le azioni, i loro significati, il modo con cui vengono manifestati durante il lavoro non sono solo prassi e routine a cui bisogna stare al passo per non perdere il posto o lo stipendio, ma sono la conferma o meno di ciò che l’organizzazione stessa vuole essere e deve essere per poter sopravvivere alle continue pressioni esterne. I primi che devono essere sensibilizzati a questo importante tema sono i lavoratori stessi.
Nel primo capitolo, cercheremo di definire cosa voglia dire relazionarsi e condividere valore all’interno di un ente che deve non solo produrre e vendere il proprio marchio, ma anche far sì che chi partecipa al processo possa sentirsi realizzato per quello che fa. Il capitale sociale si rivela il vero motore dell’economia, soprattutto attraverso i rapporti informali, dando una visione ampia dell’impresa, considerandola come un continuo dialogo fra componenti interne ed esterne.
Vedremo inoltre come giochi un ruolo importantissimo la comunicazione interna, argomento centrale della relazione, di come essa si suddivida secondo la tradizionale visione di Invernizzi, ed una più allargata di Maimone, i due giganti italiani su cui si ergono gli studi che riguardano il tema in questione. È importante anche ricordare quali siano le forme di conoscenza aziendale e, non di minore rilevanza, anche quali siano le forme di partecipazione da promuovere affinché vi sia coesione sociale all’interno dell’ambiente organizzativo.
Infine si prenderanno in esame le tre forme che in un’azienda costituiscono la comunicazione: quella orale, scritta e digitale, non solo descrivendole, ma anche paragonandole per avere modo di capire quali vantaggi e quali svantaggi caratterizzino ciascuna.
Nel secondo capitolo si passerà al nucleo centrale, all’approfondimento vero e proprio della relazione, ovvero uno studio di caso, analizzando un questionario somministrato a 29 soggetti diversi provenienti da varie aziende del Veneto, dell’Emilia Romagna, del Trentino Alto Adige e della Lombardia, circa la gestione delle riunioni all’interno del proprio ambiente lavorativo e dell’utilizzo della posta elettronica. Il questionario a cui facciamo riferimento e la sua analisi è stati elaborati in stretta collaborazione con l’Ente di formazione e manageriale e consulenza organizzativa “Performando”.
Dall’analisi dei dati e dalla loro interpretazione, si cercherà di stabilire quali possano essere le linee guida per poter tenere una riunione ottima in termini di efficienza e di efficacia, non solo per i singoli che parteciperanno, ma per l’organizzazione stessa.
Brevemente per ultima, ma non per importanza, sarà trattata anche la questione della gestione delle e-mail, che non raramente causa impedimenti al lavoratore, che rischia di venire letteralmente sommerso da quelle che possono essere decine e decine di messaggi giornalieri, e che andrebbero opportunamente gestiti.
Con questo elaborato, ciò che si vuole esortare è il dovere da parte dell’azienda di prendere in considerazione l’importanza della comunicazione interna e quali sviluppi essa possa avere se adeguatamente valorizzata, con la consapevolezza che con essa, anche la qualità del lavoro delle persone, oltre che il rendimento economico aziendale, possa essere migliorata.