Applicazione delle tecniche del Lean Thinking per l’ottimizzazione dei servizi sanitari - Case Study: Centro Vaccinale A.S.L. Na 2Nord, Caivano

Sulla base del Piano Nazionale dei Vaccini (P.N.V.) e del Piano delle Vaccinazioni della Regione Campania, ogni Distretto Aziendale deve definire gli obiettivi generali per la realizzazione del Piano Vaccinale previsto per legge, tenendo conto del budget disponibile, delle esigenze locali che influenzano tali obiettivi e delle modalità per raggiungerli.
Il compito di definizione ed analisi degli obiettivi è affidato al Dipartimento di Prevenzione e al Servizio di Epidemiologia e Prevenzione (SEP) di ciascun distretto. Una volta definiti gli obiettivi in linea con quelli previsti nel P.N.V. e nel Piano Regionale delle Vaccinazioni, si analizza il budget disponibile. Nel caso in cui il budget a disposizione non sia sufficiente per il raggiungimento degli obiettivi prefissati, bisogna ridefinirli; se invece con il budget a disposizione fosse possibile perseguire gli obiettivi definiti, allora il Dipartimento di Prevenzione e il SEP passano alla Programmazione dell’attività Vaccinale a livello interdistrettuale.
La Programmazione dell’attività Vaccinale ha lo scopo di:
- definire gli obiettivi aziendali, sia generali che specifici, quali il raggiungimento di un’elevata percentuale (minimo il 95%) di bambini che effettuano vaccinazioni obbligatorie, e in particolare aumentare la percentuale di vaccinazioni non obbligatorie contro malattie diffuse a livello locale;
- definire le strategie per ogni Distretto, utilizzando le informazioni rese disponibili dai sistemi informativi locali e tenendo conto delle criticità territoriali specifiche;
- pianificare l’attività vaccinale aziendale sulla base degli elementi programmatori previsti nel Piano delle Vaccinazioni della Regione Campania, delle peculiarità locali e del modello organizzativo presente;
- provvedere alla definizione dei fabbisogni vaccinali, per quantità e tipologia dei vaccini, per stabilire le specifiche del bando di gara per l’aggiudicazione della Casa Farmaceutica per i due anni successivi. In termini di costi, l’importanza di tale fase è notevole, in quanto un’errata definizione dei fabbisogni vaccinali può provocare un danno economico ed organizzativo all’azienda stessa;
- diffondere e applicare il calendario vaccinale attraverso i Distretti Sanitari;
- coordinare l’attività vaccinale per ottenere il massimo risultato con i mezzi a disposizione;
- definire e diffondere le linee guida e le procedure operative per il personale, affinché non ci siano rallentamenti nel corso dell’attività stessa;
- gestire e ottimizzare i flussi informativi in merito alle coperture vaccinali, al monitoraggio degli eventi avversi e all’epidemiologia delle malattie infettive, in modo tale da garantire una raccolta dati più sicura ed efficace per le programmazioni future, e il completamento di quelle attuali.
Per effettuare la Programmazione dell’attività Vaccinale, gli enti cui è assegnato tale compito devono effettuare delle analisi sulla base di dati storici che possono recuperare dal sistema informativo aziendale. Dall’analisi dei suddetti dati storici si evincono le statistiche degli anni passati, sulle quali saranno basate le future attività dell’azienda.
Nella fase di Programmazione dell’attività Vaccinale, quindi, viene redatto l’elenco dei vaccini con relative quantità e voci (budget disponibile, caratteristiche richieste, e così via). Tale elenco viene inviato al Servizio Farmaceutico afferente all’A.S.L., il cui compito è quello di studiare l’elenco ricevuto e formulare un Capitolato Speciale da inviare alla SO.RE.SA., l’Organo Regionale addetto all’effettuazione di una gara che permetta l’aggiudicazione della Casa Farmaceutica.