La comunicazione aziendale: crisis management

Il comunicato stampa è uno dei principali strumenti utilizzati per comunicare con i media, per fornire loro i dati e le informazioni che si desidera divulgare.
Si tratta di un testo elaborato in funzione del messaggio, quindi esplicito, chiaro e con costruzioni sintattiche semplici e sintetiche, abolendo le informazioni e gli aggettivi superflui. Esso contiene già tutti i dati fondamentali per la notizia (chi, cosa, dove, quando e perché), oltre ad una sintassi all’americana, tipica del giornalismo d’agenzia, ed è importante che sia corredato da documentazione a sostegno della tesi dell’azienda.

Solitamente sono messaggi pre-scritti o comunque già impostati, in modo tale che, allo scoppiare di un evento improvviso, basterà solo completare le parti mancanti per guadagnare tempo prezioso e assicurare prontezza e velocità di comunicazione. Ciascun comunicato viene indirizzato su target mirati di giornalisti, in ogni caso, è bene che l’ufficio stampa predisponga una mailing list, aggiornata mensilmente, di testate a cui il comunicato sarà inviato tramite fax o e-mail, solitamente durante le ore mattutine e non oltre le prime ore del pomeriggio.

Una conferenza stampa è invece un evento informativo, a carattere straordinario, indetto da un’organizzazione, a cui sono invitati i mass media, per annunciare delle notizie. È annunciata da un comunicato stampa e di solito consiste in una dichiarazione fatta ai giornalisti, o, più spesso, si svolge tramite domande poste da quest'ultimi nei confronti di chi li ha invitati. All’inizio della conferenza viene normalmente distribuita ai partecipanti un’ampia documentazione (press kit), dopodiché si passa all’esposizione, che non deve solo rispondere alle domande che l’ufficio stampa ha preparato ma deve essere anche in grado di eludere il discorso, vale a dire di “scaricare” quelle domande alle quali non si sa o non si può rispondere; ci si preoccuperà inoltre di inviare il materiale anche alle testate di chi non è potuto essere fisicamente presente all’incontro.

Per quanto riguarda i tempi, a causa degli orari di lavoro e di limiti tecnici imposti dalla chiusura delle pagine, i giornalisti sono soprattutto disponibili tra le ore 10.00 e le 13.00.
Se il redattore non va alla conferenza, deve essere la conferenza ad andare dal redattore; sempre più spesso vi è quindi la possibilità di accedere alla conferenza da remoto, tramite ad esempio una connessione in live video streaming, oppure grazie alla pubblicazione in rete differita sul sito istituzionale dell’organizzazione o sui social network.
I pezzi pubblicati vengono successivamente raccolti e predisposti in un’apposita rassegna stampa. Negli anni passati la rassegna stampa era composta esclusivamente da articoli e redazionali pubblicati nella stampa di tipo tradizionale. Oggi, con l'avvento del web, la rassegna stampa è divenuta 2.0. Internet propone continuamente contenuti aggiornati sotto varie forme, si pensi ad esempio ai tanti aggregatori di notizie, ai blog, ai forum di discussione e al fenomeno dei social network come Facebook e Twitter.