L'Archivio Scolastico. Un caso particolare: la Scuola Media Statale ''Michele Cipolla''

Ancorché autonomo dal punto di vista organizzativo riferito al creare e ordinare il proprio archivio, ogni istituzione è tenuta ad utilizzare alcuni strumenti prescritti dalla legge, quali la registrazione di protocollo, la classificazione, il piano di conservazione e di scarto e il manuale di gestione. L’archivio, quindi, deve essere ordinato, conservato correttamente in sicurezza, senza danni, rispettandone l’integrità e l’organicità, curato con idonea documentazione, restaurato ove necessario e non utilizzato per usi incompatibili con il suo carattere; tutte prescrizioni contenute nel già citato D.Lgs. 42/2004, artt. 20, 29 e 30.

Con riferimento, poi, alla possibilità di trasferire parti dell’archivio in altre sedi, nulla quaestio ove si tratti dell’archivio corrente, per il quale non necessita alcuna autorizzazione; mentre per l’archivio di deposito o per quello storico occorre specifica autorizzazione della Soprintendenza Archivistica. Nell’ipotesi di violazione degli obblighi sopra riferiti si concretizza la nullità degli atti giuridici (art, 164, c.1 D.Lgs. 42/2004), fino ad arrivare all’arresto nei casi più gravi. Si aggiunga, inoltre, che l’art.50 del D.P.R. 445/2000 obbliga le amministrazioni pubbliche e, quindi, anche le istituzioni scolastiche, di adottare, in sostituzione dei registri cartacei di protocollo, un sistema di gestione informatizzata del protocollo e dei procedimenti amministrativi, anche nell’ipotesi in cui l’archivio mantiene la sua connotazione cartacea o mista.

In ogni caso il sistema deve garantire la realizzazione e la conservazione in totale sicurezza del registro giornaliero di protocollo, ai sensi dell’art. 53, c.2, del D.P.R. 445/2000. L’archivio, poi, va sottoposto ad una periodica revisione complessiva e razionale, non potendosi, evidentemente configurare la possibilità di conservare senza limiti documenti e materiali vari. Tale revisione periodica viene disciplinata mediante un apposito piano di conservazione , integrato da un adeguato sistema di classificazione.

In riferimento al conseguente scarto dei documenti d’archivio individuati, l’Ente è tenuto a richiedere apposita autorizzazione alla Soprintendenza archivistica, così come prescritto dall’art. 21, c.1, del D. Lgs. 42/2004. Ne deriva, quindi, che, qualunque distruzione di documenti d’archivio che non venga preventivamente autorizzata nelle forme sopra indicate, andrà a prevedere la comminazione di pesanti sanzioni anche di carattere restrittivo della libertà personale, nelle forme più gravi. In buona sostanza, deve essere chiaro che la possibilità di eseguire lo scarto di documenti d’archivio può essere concretizzata solo quando si realizzano contemporaneamente due circostanze: l’esaurirsi della utilità giuridico - amministrativa e il venir meno di un tangibile interesse storico.