L'evento come strumento di relazioni pubbliche al servizio del non-profit: il caso Learning@SocialSport

Per la buona riuscita dell’evento, scegliere una sede adeguata è uno degli elementi fondamentali della fase di pianificazione. Infatti, la location, dovrebbe essere in sintonia con i valori e la missione dell’organizzazione. L’individuazione del luogo e dello spazio deve corrispondere a criteri di: funzionalità rispetto all’utilizzo, alla raggiungibilità, alla rumorosità e fruibilità, alla presenza di servizi, alle operazioni di allestimento, alle esigenze di comunicazione e di sicurezza; economicità se l’evento è gratuito o sulla base del prezzo di locazione; opportunità relativamente ai possibili vantaggi diretti o indiretti in termini organizzativi, finanziari, di partnership derivanti dall’uso o meno di uno spazio rispetto all’altro; capienza in rapporto al tipo di evento, del numero degli spettatori e degli incassi previsti; immagine per il prestigio dell’evento e del pubblico che vi partecipa; disponibilità nelle date che interessano; compatibilità con il carattere dell’evento.
Oggi molte imprese hanno ideato uno spazio dedicato a possibili riunioni ma utilizzabile anche per gli eventi.
La location classica rimane l’albergo ma esistono anche altre soluzioni. L’azienda, ad esempio, può avere contatti con enti pubblici, come il Comune, la Provincia, la Regione, che offrono gratis o a scopo promozionale spazi per l’organizzazione di eventi. L’azienda poi può rivolgersi ad un centro congressi e il livello in Italia è decisamente buono e vengono offerti tutti i supporti necessari alla realizzazione dell’evento. Infine, un’altra soluzione, può essere l’organizzazione all’aperto, in grandi spazi utilizzati per altri scopi, come gli stadi o strutture create per l’occasione che permettono una notevole personalizzazione degli spazi. Qualsiasi sia il luogo prescelto va sempre fatto un sopralluogo sia prima della scelta che nei giorni precedenti all’evento durante il quale fare anche un check di tutte le attrezzature presenti. Oggi le location puntano sempre più su stimoli sensoriali e le organizzazioni cercano di creare un mix di esperienze che coinvolgono l’individuo a livello emotivo. “Costruire esperienza” è il trend che caratterizza i luoghi per eventi contemporanei.