L'importanza della comunicazione per un efficace coordinamento del personale

Molte imprese operano senza un piano di lavoro, il personale non viene informato sul da farsi e svolge il lavoro spesso improvvisando a seconda della giornata. In questo modo, il personale finisce con l'adeguarsi al lavoro altrui ed accetta l'assenza di responsabilità che, col tempo, può manifestarsi nell'ambito lavorativo. Tale gestione aziendale, guidata dall'intuizione, rischia di far cadere il responsabile nell'inganno di nutrire ingiustificate aspettative nel personale, credendo che i dipendenti sappiano, per conto loro, cosa fare e quando, trascurando l'importanza di comunicare un programma di lavoro.
A volte, anche una gestione aziendale organizzata, potrebbe cadere nello stesso errore, qualora si verificassero momenti di tensione fra il personale, per cui si rivelerà utile parlare faccia a faccia affrontando ogni problema per cercare soluzioni, quindi, vincendo l'inganno che genera l'intuizione. Questo meccanismo eviterebbe di pregiudicare processi produttivi dovutamente pianificati e di limitare oggettivamente la frequenza di errori che la tensione fra il personale potrebbe produrre. Indagare sulle possibile cause, che potrebbero mettere a disagio il personale, aiuterebbe ad analizzare il metodo di produzione applicato per riuscire a modificarlo in tempo.
Detta analisi evidenzierebbe i limiti e le fragilità che il personale potrebbe avere nei processi produttivi. Succede per esempio che una persona, pur avendo sbagliato, non ammetta l'errore, ma piuttosto cerchi di fornire spiegazioni con motivazioni che non hanno una logica, cercando solo di giustificarsi. Questi episodi, nel tempo, potrebbero ripetersi con tale frequenza, da creare l'abitudine a dare spiegazioni in modo incoerente ed illogico. Questa abitudine, potrebbe radicarsi diventando incorreggibile, poiché spesso si è convinti sia giusto attribuire la responsabilità degli errori a cause esterne, adottando un comportamento difensivo dettato dall'istinto.
Un comportamento difensivo unito al fatto che l'essere umano è unico ed imprevedibile, può rendere molto difficile le relazioni interpersonali nell'ambito lavorativo. Per evitare problemi, il responsabile del personale dovrebbe gestire la situazione rivolgendosi alla comunicazione per superare il comportamento difensivo che non risulta utile per il buon andamento dell'impresa. In questo modo si potrebbero cercare le soluzioni migliori ai vari problemi di gestione usando un confronto costruttivo e non una difesa che potrebbe aggravare la situazione.
Intervenire per arginare il radicamento di meccanismi difensivi nel personale è un compito molto arduo ma, in futuro, potrebbe essere ricompensato. Come già è stato detto nel capitolo precedente, l'essere umano non è una macchina alla quale si può cambiare un bullone, ma è dotato di sentimenti perciò bisognerebbe andargli incontro, non contro. Per esempio, se in un'impresa si incontrano sette persone che lavorano, si dovrebbe tener presente che ognuno di loro è essenzialmente diverso dall'altro e quindi sono da considerare e trattare in modo individuale, adattando il lavoro, per quanto è possibile, alle loro attitudini e capacità.
Con molta facilità si riesce a capire il ragionamento che dice: due teste lavorano meglio di una, questo si spiegherebbe anche così: quello che pensa una persona, l'altra non è in grado di pensarlo, perciò il solo fatto che pensano in modo diverso è un'opportunità per trovare soluzioni ai problemi. Ogni persona, dalla sua esperienza di vita e lavorativa, trae delle conoscenze utili per creare idee ed avere pareri diversi, valorizzare questo ragionamento potrebbe essere un mezzo per evitare comportamenti difensivi e così imparare cose nuove dalle persone con cui si divide la giornata lavorativa.
Accettare che ogni persona sia unica, cioè, diversa dall'altra, significherebbe non aspettarsi che l'una sia in grado di capire le cose nello stesso modo dell'altra. Spesso non si possono conoscere le cause che spingono le persone a non capire questioni che sembrerebbero facili e comprensibili ad altri. Altre volte possono essere ragioni emotive che impediscono ad una persona di reagire in modo adeguato davanti ad una situazione.
Per questo è indispensabile accettare le persone per quello che sono e non per quello che ci si aspetta siano, se questo non viene considerato importante per la gestione del personale ma, anche per l'intera società nella speranza di migliorare le relazioni interpersonali, si continuerà a procedere in modo insensato. Si cadrebbe inoltre nell'incoerenza perché si vorrebbe essere capiti ma non capire gli altri, giacché si sottovaluta la diversità trascurando il fatto che anche noi stessi siamo diversi dagli altri.