L'importanza della metadatazione del documento amministrativo informatico nel contesto di una corretta gestione documentale

Capitolo 1 - Documento analogico e informatico
1.1 - La novità della legge 59/97
L'uso delle tecnologie informatiche nella pubblica amministrazione ha avuto inizio 
dalla fine degli anni '90 quando, dopo aver abbandonato l'idea di affidare ad enti privati la 
gestione dei servizi inerenti le nuove tecnologie, le pubbliche amministrazioni iniziarono, 
lentamente, ad aumentare nei loro organici il numero di figure con competenze informatiche.
Conseguentemente i primi Personal Computer iniziarono ad apparire, dapprima nelle 
stanze dei vertici delle strutture amministrative, poi in tutte le scrivanie degli uffici. L'uso dei 
nuovi strumenti causò il progressivo abbandono delle apparecchiature che erano usate 
tradizionalmente per la redazione degli atti amministrativi, solitamente gli strumenti di 
videoscrittura, che vennero sostituite da software appositi installati sui personal computer. 
Contemporaneamente la mole di informazioni registrate su carta veniva ad essere 
memorizzata su supporti digitali.
Il contenuto del documento amministrativo non veniva a cambiare, la differenza 
consisteva nelle diverse modalità di redazione del documento, oltre che nella memorizzazione 
degli atti preparatori. La bozza del documento, in attesa di essere perfezionata dalla 
sottoscrizione da parte del direttore della struttura competente, diventava facilmente 
modificabile, replicabile e, per certi versi, anche più soggetta a rischi di modifiche volontarie 
o involontarie.
L'obiettivo, però, che si pose il legislatore con il diffondersi delle nuove tecnologie, 
era far acquistare un valore giuridico al documento amministrativo indipendentemente dalla 
sua consistenza formale, quindi dare piena validità ad un provvedimento amministrativo 
svincolato dalla sua memorizzazione su carta.
L'art. 3 comma 1 del D.lgs. 39/1993 stabiliva che 'gli atti amministrativi adottati da 
tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi automatizzati' e, 
nel secondo comma, prevedeva che 'Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia 
prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall'indicazione a stampa, sul 
documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile'.
Si indicava in questo modo la possibilità che l'autenticità di un documento 
amministrativo, e quindi il suo valore formale, non fosse necessariamente legata 
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