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Programmazione e verifiche di interim audit

L'interim audit comprende la fase di programmazione e quella di esecuzione dei test sulle transazioni. In tale ambito, pertanto, il revisore svolgerà:
- analisi delle procedure amministrativo-contabili del ciclo vendite e incassi, e test per verificare l'operatività dei punti di controllo identificati;
- test di dettaglio sulle transazioni del ciclo vendite e incassi, con riferimento agli obiettivi di revisione per i quali le procedure di controllo dell'azienda non garantiscono soddisfacenti livelli di affidabilità.

Il processo può essere sintetizzato nel modo seguente:

ACCETTAZIONE DEGLI ORDINI:
a)    Numerazione degli ordini ricevuti;
b)    Confronto degli ordini con l'anagrafica clienti;
c)    Approvazione dell'ordine in termini di beni, prezzi, quantità e condizioni di vendita con separata autorizzazione degli eventuali scostamenti dai listini;
d)    Numerazione degli ordini approvati;

APPROVAZIONE DEL CREDITO:
a)    Controllo del fido concesso al cliente;
b)    Autorizzazione delle vendite eccedenti il fido;
In queste prime due fasi l'errore che il revisore si attende é la circostanza che le vendite possano essere effettuate a clienti non autorizzati (elevando il rischio di perdite su crediti) o a clienti fittizi (con alterazione dell'attendibilità delle vendite). Le verifiche di controllo hanno come obiettivo l'esistenza e la corretta valutazione e misurazione in relazione: alla delimitazione delle informazioni, per quanto attiene la numerazione sequenziale degli ordini ricevuti e degli ordini approvati; alla correttezza delle procedure di autorizzazione, nonché dell'autorizzazione stessa con particolare attenzione all'autorizzazione ed approvazione di quegli ordini che si discostano dalle procedure standardizzate.

EVASIONE DEGLI ORDINI E SPEDIZIONE:
1.    Preparazione della lista di prelievo sulla base dell'ordine approvato;
2.    Approvazione preventiva delle liste di prelievo discordanti dall'ordine;
3.    Uff. spedizioni confronto tra beni, lista di prelievo dell'ordine approvato: (in questo momento si inserisce una delle suddivisioni minimali inerente la separazione tra prelievo dei beni dal magazzino e spedizioni);
4.    Preparazione e numerazione del documento di trasporto.
In questo caso gli errori attesi dal revisore sono di tre ordini:
- i beni potrebbero essere prelevati in assenza di ordini autorizzati: si rendono necessarie verifiche con obiettivi di esistenza, completezza, valutazione e misurazione relativamente alla concordanza degli ordini con la rispettiva lista di prelievo;
- i beni spediti non concordano con l'ordine;
- potrebbero essere effettuate spedizioni non autorizzate: tale tipologia risulta direttamente collegata all'esistenza, completezza e valutazione e misurazione della suddivisione minimale tra prelievo e spedizione.

FATTURAZIONE:
a.    Emissione e numerazione delle fatture;
b.    Abbinamento delle fatture con l'ordine approvato, la lista di prelievo e il documento di spedizione;
c.    Controllo periodico indipendente:
i.    Della numerazione sequenziale di tutti i documenti di spedizione;
ii.    Della loro avvenuta fatturazione;
iii.    Dell'avvenuto scarico dalla contabilità magazzino;
d.    Controllo dei prezzi applicati per la verifica dell'accuratezza di listini e scoutistica.
Un primo tipo di errore riguarda l'inesistenza dell'operazione sottostante alla registrazione stessa o perché la transazione é fittizia, o perché il documento risulta duplicato. Le verifiche mirano:
1.    all'esistenza, completezza e valutazione e misurazione della suddivisione minimale tra fatture e spedizioni
2.    all'esistenza e completezza della numerazione progressiva delle fatture emesse ed alla esistenza, valutazione e misurazione dei documenti sottostanti (documento di prelievo, documento di spedizione e ordine approvato)
E' possibile che alcune spedizioni non abbiano dato origine all'emissione della relativa fattura, errore la cui verifica trova percorso logico inverso rispetto al precedente: in funzione dell'obiettivo di completezza e valutazione e misurazione il revisore verifica che ad ogni documento di spedizione sia abbinata una fattura di vendita e che, periodicamente, venga effettuato un controllo aziendale in tal senso
E' possibile, infine, attendersi errori in merito a prezzi e condizioni applicati in sede di fatturazione: sarà opportuna la verifica, con obiettivo di valutazione e misurazione, dei controlli sull'accuratezza di listini.

REGISTRAZIONE DELLE VENDITE

verificata la concordanza tra fattura, documento di spedizione e ordine approvato avviene la registrazione nella contabilità analitica (in questo momento di inserisce una delle suddivisioni minimali inerente la separazione tra contabilità generale e compiti di registrazione delle fatture). Nella registrazione delle vendite si provvede inoltre ad un controllo periodico indipendente di riconciliazione dei totali vendite del libro giornale, del partitario clienti e delle fatture, nonché la verifica che la numerazione sequenziale delle fatture corrisponda con le registrazioni;
Nella fattispecie dei controlli organizzativi, sarà necessario verificare esistenza, completezza, valutazione e misurazione della separazione minimale richiesta tra compiti di fatturazione e contabilità generale, potendosi riscontrare errori di mancata registrazione in contabilità generale delle vendite fatturate. Questo tipo di errore dipende dalla qualità del controllo periodico aziendale effettuato attraverso la riconciliazione dei totali delle vendite (libro giornale, partitario clienti, totale fatture) nonché rispetto alla numerazione sequenziale delle fatture e dalla loro registrazione.
La verifica mira all'individuazione di errori in merito a registrazioni effettuate rispetto a vendite fittizie. Nell'ambito della registrazione delle vendite, ai fini del perseguimento dell'obiettivo di presentazione ed informativa, la verifica ha come oggetto il piano dei conti utilizzato e periodicamente rivisto. Di fatto, le fatture potrebbero essere contabilizzate rispetto ad un codice cliente errato.

RICEVIMENTO DEGLI INCASSI:
a.    Viene registrato l'incasso presso il punto vendita;
b.    Restrizione immediata degli assegni (apposizione non trasferibile);
c.    Aggiornamento immediato delle registrazioni di cassa o compilazione di una lista degli incassi presso l'azienda;
d.    Sorveglianza periodica delle procedure di vendita con incasso in contanti;
L'errore che può presentarsi in questa fase é la sottrazione di fondi. Assumono, in questo caso, ruolo chiave sia il disegno delle procedure poste in essere per l'incasso e la restrizione immediata degli assegni, sia la sorveglianza che l'azienda stessa pone alle procedure di vendita. Gli obiettivi associati alle verifiche, quindi, riguarderanno la completezza e la valutazione e misurazione.

VERSAMENTO DEGLI INCASSI: viene effettuato un controllo indipendente al fine di verificare:
a)    la concordanza tra contanti, assegni e le liste degli incassi;
b)    la concordanza tra documenti di deposito relativi a contanti, assegni e riepiloghi giornalieri delle registrazioni di cassa;
Le eventuali discordanze dovranno essere indagate con gli obiettivi di completezza e valutazione e misurazione, sia dal punto di vista organizzativo che informativo.

REGISTRAZIONE DEGLI INCASSI:
a.    Controllo indipendente della concordanza tra incassi registrati in contabilità e riepiloghi giornalieri delle registrazioni di cassa;
b.    Preparazione periodica di riconciliazioni bancarie;
c.    Invio mensile degli estratti conto ai clienti
In questa ultima fase l'errore potenziale riguarda le procedure di controllo aventi per oggetto la registrazione degli incassi, le cui inefficienze possono portare:
alla mancata registrazione di alcuni incassi;
ad errori nella registrazione stessa;
Per ovviare a tali circostante, vengono effettuati dall'azienda controlli di concordanza indipendenti e periodici tra le registrazioni e i riepiloghi giornalieri, nonché riconciliazioni bancarie di cui il revisore indagherà la completezza e la valutazione e misurazione.
Un ultimo tipo di errore potenziale è in stretta connessione con l'invio periodico di estratti conto al cliente. Una procedura volta a correggere errori in merito alla contabilizzazione degli incassi su codici clienti errati: la verifica, in questo caso, avrà come oggetto l'esistenza la completezza e la valutazione e misurazione del punto di controllo.
Laddove l'analisi del SCI ed i relativi test di controllo abbiano individuato dei punti di debolezza il revisore dovrà rispettare un basso livello di rischio di individuazione (con alto livello di rischio inerente e rischio di controllo) ed effettuare test di dettaglio che hanno per oggetto specifici valori/dati di singole transazioni. Si avrà, quindi, un grado di specificità maggiore rispetto ai test di controllo che si occupano delle singole attività che compongono il ciclo.
In sostanza, i test di dettaglio saranno articolati per singolo obiettivo di revisione, mentre i test di controllo saranno articolati per attività/processi.

Tratto da REVISIONE AZIENDALE di Salvatore Busico
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