La fase preparatoria del procedimento amministrativo: l'istruttoria

Viene svolta dal responsabile di procedimento è consiste in:
i.    valutazione di condizioni di ammissibilità, requisiti di legittimazione e presupposti;
ii.    acquisizione di documenti già in possesso della P.A., accertamento di fatti e valutazioni tecniche (se l’organo competente a rilasciare valutazioni tecniche non risponde entro 90 giorni, ci si può rivolgere ad altro organo qualificato);
iii.    acquisizione di pareri, obbligatori o facoltativi (se la risposta non arriva entro 45 giorni si può procedere senza);
iv.    acquisizione degli interessi rilevanti, come abbiamo visto, sia per tutelare l’imparzialità della discrezionalità, sia per individuare in concreto l’interesse pubblico, la P.A. è tenuta ad ascoltare gli interessati durante il procedimento (partecipazione procedimentale).
Sono legittimati ad intervenire non solo i soggetti che dovevano essere avvisati dell’avvio del procedimento, ma anche chiunque abbia un interesse rilevante nella decisione.
Gli interventori possono prendere visione degli atti del procedimento, presentare propri documenti o memorie scritte inerenti alla questione, mentre non hanno diritto ad essere ascoltati oralmente.
La P.A. può ignorare le proposte degli interessati ma deve considerarle tutte all’interno della motivazione finale.
Quando c’è necessità di effettuare un esame contestuale dei diversi interessi in gioco il responsabile di procedimento può convocare una conferenza dei servizi istruttoria che riunisce i rappresentanti di tutti gli interessi pubblici in gioco.
Qualora un procedimento ad istanza di parte, prima di prendere decisioni negative rispetto alla richiesta del privato, la P.A. deve darne preannuncio dei motivi di non accoglimento dell’istanza e l’interessato avrà 10 giorni per eliminare gli ostacoli all’accoglimento della sua domanda, dopodiché verrà rigettata.
I risultati dell’istruttoria non sono vincolanti per l’organo decidente, a meno che non sia lo stesso che ha condotto l’istruttoria, purché motivi la scelta di discostarsene.