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Il congresso scientifico: tecniche e problematiche organizzative

Il congresso deve essere considerato come un sistema comunicativo inserito in un più complesso assetto sociale, economico e culturale. Questo strumento risponde all’evoluzione moderna dell’atavico bisogno di ogni essere umano di comunicare, bisogno che ai giorni nostri ha maturato la nuova necessità di integrazione con un processo più profondo di formazione. Infatti i due imperativi alla base di ogni evento congressuale sono: comunicare e formare.
Ricercando basi storiche su cui fondare la nascita di una forma moderna di congresso si può risalire al Concilio di Trento ed al Congresso di Vienna, espressioni già compiute di questo fenomeno. È però solo intorno agli anni ’60/’70 che si è potuto assistere ad uno sviluppo crescente del mercato; il progresso tecnologico, sia nel campo della telecomunicazione che in quello dei trasporti, unitamente al crescente bisogno di incontrarsi e confrontarsi sono state le due leve principali di questo processo di sviluppo.
A questo punto è importante da sottolineare l’assoluta predominanza del mondo scientifico all’interno del bacino d’utenza del mercato congressuale. L’attività di questo settore è promossa per il 90% da istituti, organismi e associazioni scientifiche che utilizzano questo strumento come principale mezzo di comunicazione. Nasce da questa consapevolezza la scelta di optare per una trattazione del tecniche organizzative congressuali mantenendo particolare attenzione per i risvolti nel campo degli scientifici.
Sia qualitativamente che quantitativamente si può ormai intendere il mercato congressuale come una vera e propria “industria del congresso” i cui soggetti operanti si diversificano per tipologia, tecnologia e ruolo. In prima istanza trovano spazio in questo settore realtà lavorative legate tradizionalmente al turismo, agenzie di viaggio, imprese alberghiere, di ristorazione e trasporto. Il crescente movimento economico del settore insieme alla necessità di nuove professionalità, in grado di rispondere puntualmente alle esigenze tecnico-organizzative, hanno fatto nascere in secondo istanza realtà impegnate esclusivamente nel mercato congressuale: imprese organizzatrici di congressi, enti gestori di Centri Congressuali e fornitori di servizi tecnici specializzati. Figura centrale nel contesto della filiera congressuale è quella del Professional Congress Organizer (PCO); questo tipo d’impresa si sta ritagliando un ruolo guida in tutto il sistema congressuale.
Durante il percorso che si sta per intraprendere si analizzerà la realtà italiana, una delle più significative a livello mondiale, seconda fino a pochi anni fa solo agli Stati Uniti d’America. Si individueranno i riflessi delle congiunture socio-economiche a livello mondiale all’interno del settore congressuale definendone i fattori necessari per il rinnovamento. Si definirà il congresso sottolineandone le caratteristiche di forte ritualità considerandolo come sistema comunicativo all’interno di una relazione con il settore turistico. Di seguito si analizzeranno le diverse fasi operative che passano dalla progettazione di un congresso scientifico alla sua realizzazione in un’ottica di marketing congressuale, una derivazione diretta del marketing dei servizi. Capire le motivazioni soggiacenti l’impegno dei diversi attori in un evento aiuterà ad intuirne le finalità inseguite all’interno del quadro più generale delle funzioni che caratterizzano lo strumento congresso. A completamento di questo percorso verrà presentato il caso pratico riguardante l’8° Congresso Nazionale della Società Italiana di Neonatologia.

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4 PREMESSA L’idea di scegliere l’organizzazione di congressi scientifici come tema per questo lavoro nasce dall’esperienza di stage in un Professional Congress Organizer (PCO), un’impresa d’organizzazione congressuale che si occupa della progettazione, della pianificazione, della gestione organizzativa e finanziaria del congresso, della sua organizzazione logistica e della promozione. Come sostiene Maria Cristina Dalla Villa, “Il servizio di un PCO è invisibile, immateriale, verificabile purtroppo solo in corso d’opera, se non a posteriori.” 1 . Lavorando ai diversi progetti che lo staff dell’agenzia stava portando avanti ho scoperto come la figura dell’organizzatore di congressi potesse essere intesa come un paradigma moderno dell’artigiano medievale. Ogni evento è simile ma non uguale agli altri, le tecniche utilizzate fanno parte di un paniere d’alternative che l’organizzatore possiede e che di volta in volta attiva in base alle caratteristiche del progetto che sta pianificando. Alla fase progettuale, lunga e complessa, ne segue una realizzativa altrettanto complessa in cui è la capacità di sapersela cavare in ogni situazione a permettere la perfetta riuscita dell’evento e di conseguenza la soddisfazione dei partecipanti e del committente. Non esistono scuole che insegnino questo, non ci sono master che si possano sostituire all’incredibile fonte di conoscenza trasmessa da un professionista del settore nel pieno del proprio periodo creativo. Le capacità di questa figura si esaltano ulteriormente nel rapporto con i propri collaboratori. E’ tutta la squadra operativa con il suo insostituibile lavoro che determina il successo del progetto; la buona motivazione e l’ottima coordinazione delle tante persone impegnate nelle diverse fasi congressuali è parte integrante del lavoro dell’organizzatore di congressi. La poliedricità di questa figura e le sue innate capacità gestionali risultano altamente attraenti; in essa ritroviamo il manager d’azienda, il giornalista, 1 Dalla Villa Maria Cristina, Il Congresso: dalla progettazione alla realizzazione, ETAS, Milano, 2000

Laurea liv.I

Facoltà: Lettere e Filosofia

Autore: Angelo Lavagnino Contatta »

Composta da 76 pagine.

 

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