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Approccio metodologico all’introduzione della cartella clinica elettronica in Urologia e Ginecologia

Informazioni tesi

  Autore: Alberto Panese
  Tipo: Tesi di Specializzazione/Perfezionamento
Specializzazione in Corso di Formazione Manageriale Eupolis Lombardia
Anno: 2018
Docente/Relatore: Giusy Panizzoli
Istituito da: Eupolis Lombardia
Coautore: Pierluigi Giumelli, Ciro Sportelli
  Lingua: Italiano
  Num. pagine: 38

Con l’aumento della complessità delle cure la cartella clinica si è trasformata da semplice quaderno di annotazioni a strumento di comunicazione e integrazione tra specialisti. Le sue dimensioni, come numero di sezioni, campi, schede, sono cresciute parallelamente al numero di esami e accertamenti, favoriti dall’innovazione tecnologica e dalla ricerca clinica. Nonostante lo sviluppo e l’evoluzione informatica, il processo di digitalizzazione della cartella clinica è ancora agli inizi, ostacolato sia dalle limitazioni agli investimenti sia dalle diffidenze dei professionisti nei confronti dello strumento digitale. La reingegnerizzazione dei processi assistenziali con l’introduzione di un sistema informatizzato comporta (nuove metodologie, nuovi protocolli, ecc.) un grosso impatto nella routine quotidiana della attività di un reparto, andando a sconvolgere dinamiche e percorsi organizzativi consolidati da anni; tale cambiamento, in alcuni casi radicale, risulta difficile da comprendere e da accettare manifestandosi sino anche fino al rifiuto stesso degli strumenti messi a disposizione. L’informatizzazione della cartella clinica è comunque un processo inarrestabile che ha però bisogno di un approccio metodologico per la sua introduzione che declini sia la parte progettuale dello strumento di lavoro ma che preveda, per quanto sopra detto, anche una preparazione mentale e organizzativa al salto tecnologico. Qualsiasi metodologia, affinché non sia intrinsecamente fallimentare, deve produrre strumenti di lavoro adeguati alle caratteristiche e necessità degli utilizzatori, ne consegue che la cartella clinica non possa essere uno strumento rigido, standard, immutabile ma, al contrario, debba essere adattabile, modificabile in base alle esigenze degli utenti. Questa flessibilità deve altresì trovare equilibrio con le esigenze di completezza e adempimento alle norme esistenti.
In questa sezione si tratteranno le varie fasi che un processo metodologico di adozione della CCE di Unità Organizzativa deve avere.

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10 2. Descrizione e analisi del progetto Il progetto di adozione della CCE per la sua complessità deve essere gestito secondo i principi del Project Management e diretto da un gruppo di lavoro multidisciplinare a livello aziendale che definisca la strategia di governance che consenta di gestire l’introduzione e l’implementazione dei progetti di CCE. Imprescindibile è il forte commitment da parte della direzione aziendale a sostegno dell’importante revisione sia dei processi organizzativi e culturali che di gestione dei dati clinici, entrambi in un’ottica di tipo trasversale. L’attivazione del nuovo sistema presuppone una pianificazione che comprenda sia la definizione del piano degli obiettivi di cambiamento che lo schedule temporale delle varie fasi, il tutto nella massima condivisione possibile tra gli stakeholder, sia nelle fasi di selezioni degli strumenti tecnologici sia nelle fasi di attuazione del progetto al fine di ridurre l’iniziale resistenza al cambiamento. La sfida è gestire l’impatto organizzativo per trasformare l’introduzione di nuove tecnologie in processi ottimizzati e consolidati. Diventa così possibile superare la fase di sperimentazione iniziale della CCE riuscendo a mettere a disposizione degli operatori metodi innovativi e strumenti alternativi che offrano un servizio di cura ancora migliore ai pazienti, ma anche dei vantaggi per gli operatori stessi. La complessità del progetto richiede la scomposizione in sotto-progetti ciascuno dei quali coordinato da un team ristretto. Per ciascuno dei sotto-progetti devono essere definiti: gli obiettivi, i ruoli, le responsabilità, il piano delle attività, le milestone con i relativi deliverable, i check-point per verificare lo stato di progressione del sotto- progetto, i risultati da raggiungere con le relative metriche necessarie per la misurazione degli stessi. Aspetto chiave è l’individuazione nell’organigramma di progetto dei K-user, ovvero utenti con specifiche caratteristiche tale da fungere da traino e motivatori per i colleghi, agendo come facilitatori per il successo del progetto. Le caratteristiche che un K-user deve avere sono: propensione al cambiamento, motivazione, buona reputazione, carisma. La loro funzione è quella di interfaccia-cuscinetto tra gli utenti ed i project manager con lo scopo di raccogliere i feedback dal campo in real-time, supportare ed incoraggiare gli utenti nelle difficoltà ad approcciarsi al nuovo sistema informatizzato.

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Parole chiave

digitale
informatica
informatizzazione
dematerializzazione
cartella clinica elettronica

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