Il responsabile del procedimento nella Legge 241/90

L'art.4 legge 241/90 stabilisce che per ciascun tipo di procedimento l’amministrazione individui l’unità organizzativa responsabile dell’attività istruttoria e del provvedimento finale, rendendo poi pubbliche tali disposizioni. Per la legge (ex art.5 legge 241/90) il responsabile è colui che dirige l’unità amministrativa (individuato dalla PA all’interno di ogni singola unità, in genere con regolamento).
Come tale egli può, con proprio atto, assegnare tale compito ad altri; in tal caso il nominativo del responsabile dell’istruttoria deve essere comunicato ai soggetti di cui all’art. 7 e, a richiesta a chiunque vi abbia interesse. (deve esserci fiducia perché con l’esterno si rapporta solo l’organo). La scelta dovrebbe essere fatta per separare istruttoria e decisione, anche se numerosi regolamenti hanno fatto coincidere le due figure. Non c’è obbligo di requisiti per la scelta del responsabile, che può anche essere un dipendente non dirigente (quindi non competente ad emettere il provvedimento finale), ma dovrebbe essere almeno un settimo livello poiché è espressione di autonomia; comunque disciplina il regolamento. La qualifica giuridica di livello non rileva.
Ai fini istruttori, valuta le condizioni di ammissibilità, di legittimità e i presupposti rilevanti per il provvedimento da emanare, esercitando attività di   impulso, coordinamento dell’istruttoria, guida al procedimento, informazione. Per fare ciò, il responsabile può chiedere, anche a dirigenti di livello superiore, atti, documenti, accertamenti ed ispezioni, pareri, indire conferenze di servizi (interne: per le esterne ci vuole l’organo), chiedere esibizione di documenti, rettifiche, etc. senza il permesso del dirigente.
È punto di riferimento per i privati (essenziale il suo ruolo nella comunicazione dell’avvio del procedimento), e come soggetto nella fase della partecipazione (comunicazioni, pubblicazioni, notificazioni), anche con riferimento alla richiesta di accesso agli atti. Egli deve compiere l’istruttoria e può proporre la decisione del provvedimento. La sua individuazione infine non comporta l’automatico accollo di responsabilità civili, penali e disciplinari: ogni unità amministrativa o organo rimane responsabile dell’atto endoprocedimentale che ha emanato, rimanendo in capo al responsabile la responsabilità per i suoi compiti specifici sopra ricordati.