L'importanza della metadatazione del documento amministrativo informatico nel contesto di una corretta gestione documentale

pontificia che doveva garantire la sua autenticità negli anni a venire (ad perpetuam rei 
memoriam). È proprio attraverso questi elementi materiali che i diplomatisti riescono a 
definire la provenienza e l'autenticità del documento. La forma, quindi, è un elemento 
inscindibile dal contenuto del documento. Uno stesso contenuto, riportato in un'altra forma, 
non avrebbe lo stesso significato. Nella pergamena medievale sono riportati l'autore, il luogo, 
la data, il nome del cancelliere, quello del computator, il soggetto che verificava l'impatto 
finanziario del documento, gli attergati, cioè le annotazioni archivistiche che si stratificano nel 
corso degli anni.
Le stesse esigenze informative sussistono sicuramente anche nel documento digitale e 
per questa ragione il legislatore contemporaneo configura il documento elettronico come 
parallelo al documento analogico immaginando che nella stessa sequenza di byte che 
costituisce il file, denominato come documento elettronico, debbano essere rinvenibili anche 
gli elementi che assicurano l'autenticità, la collocazione temporale e tutti gli altri elementi 
che, nel determinato contesto in cui si trova ad essere usato il file/documento, gli assicurano 
rilevanza e legalità.
1.3 - Le peculiarità del documento informatico
Nel descrivere le caratteristiche peculiari del documento informatico la prima, e 
probabilmente più rilevante per le problematiche che genera, è la sua fragilità.
Il documento cartaceo, per una corretta conservazione, necessità di un insieme di 
misure di sicurezza ambientali, relative essenzialmente all'illuminazione, all'umidità, alla 
temperatura e alla qualità dell’aria che, se adottate, consentono una conservazione duratura e 
non intaccano la leggibilità del documento.
Più complessa, però, la conservazione dei documenti digitali, poiché la loro 
archiviazione è resa difficoltosa dalla fragilità intrinseca del materiale su cui sono 
memorizzati. Essendo costituiti da oggetti elettronici o ottici la loro durata è limitata ad un 
numero definito di utilizzi, secondo le dichiarazioni del produttore del supporto.
Inoltre, essendo elementi utilizzabili non direttamente dall'utente ma solo attraverso 
altri strumenti di lettura, l’obsolescenza tecnologica delle apparecchiature rende necessaria la 
migrazione periodica sia delle apparecchiature hardware che del software necessario per il 
loro utilizzo.
4