L'importanza della metadatazione del documento amministrativo informatico nel contesto di una corretta gestione documentale

I documenti elettronici, da ultimo, sono sempre sottoposti al rischio di attacchi 
informatici con conseguenti manipolazioni più o meno volontarie delle sequenze binarie che li 
compongono.
È necessario prevedere, quindi, per la loro conservazione, un insieme di requisiti 
aggiuntivi rispetto a quelli previsti per gli archivi documentali tradizionali e di tali difficoltà si 
deve sicuramente tenere conto non solo nella progettazione e realizzazione dei sistemi di 
conservazione ma anche nella fase iniziale di creazione del documento.
La conservazione digitale, per questa ragione, è oggetto di molteplici interventi del 
legislatore e delle autorità preposte alla digitalizzazione in Italia. La normativa traccia una 
netta distinzione tra la gestione documentale e la conservazione proprio ad evidenziare le 
differenti difficoltà relative ai due ambiti.
La conservazione, se svolta dallo stesso ente produttore del documento, è fonte di costi 
aggiuntivi che si aggiungono a quelli che devono essere sostenuti per la conservazione di 
documenti analogici e che implicano comunque un investimento iniziale notevole. D'altra 
parte la soluzione di affidarsi ad una gestione esterna non è priva di costi.
Forse è proprio immaginando i probabili ritardi in cui sarebbero incorse le pubbliche 
amministrazioni che avessero voluto implementare dei sistemi di gestione documentale senza 
poter avviare contemporaneamente un programma teso alla conservazione digitale che l'art. 
43 comma 3 del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) dispone che 'I documenti informatici, di 
cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le 
esigenze correnti anche con modalità cartacee'.
Non è, raro, infatti, il caso di pubbliche amministrazioni che siano dotate di sistemi di 
protocollazione digitali ma, non avendo implementato un sistema di conservazione digitale a 
norma di legge, debbano adempiere agli obblighi legali inerenti alla conservazione stampando 
il documento digitale e conservandone copia cartacea.
1.4 - Il fascicolo elettronico
Nel processo di digitalizzazione che sta investendo le istituzioni italiane la svolta verso 
il digitale è stata concepita innanzitutto come una mera dematerializzazione del documento 
analogico, e l'equiparare il documento informatico al suo analogo cartaceo ha fatto sì che le 
metodologie di gestione e classificazione tradizionali venissero applicati anche al documento 
informatico.
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