Tecnologie Immersive nel Design di spazi pubblici

Presentati i concetti teorici di evento e spazio pubblico, si procede in questa sede alla presentazione dell’attività di ricerca da me svolta. Tramite un questionario, è stato possibile imbastire una user analysis, la quale ha fornito considerazioni basilari per la stesura dell’elaborato. È stato possibile identificare i limiti delle attuali metodologie di allestimento di spazi pubblici adottate dalle aziende nel contesto attuale, e proporne una soluzione efficacie in extended reality. I dati estrapolati hanno inciso sulle scelte progettuali dell’applicazione (si veda 3.1).

L’utilità di questa ricerca si orienta quindi a tre aspetti:
➢ In primis, è servita per avere un quadro generale inerente il processo di organizzazione di uno spazio pubblico per un evento: in quante fasi tale procedimento si articola, quali figure professionali ed enti sono coinvolti, etc.
➢ Conoscere quali sono le metodologie e le strumentazioni oggi impiegate in questo iter, in quali fasi vengono interpellate, e quali ne sono i limiti.
➢ Avere un feedback diretto da professionisti del settore su come sarebbe accolta o meno una soluzione in extended reality, evidenziando potenziali pregi e criticità.

L’analisi utenti è risultata possibile grazie alla collaborazione tra me e le figure esterne all’università, le quali si sono mostrate accondiscendenti a dare un contributo alla tesi. In assenza dei dati ricavati da questa collaborazione, il lavoro di tesi non potrebbe in alcun modo definirsi esaustivo; pertanto, si ringrazia sinceramente chi ha trovato il tempo di prendere parte attiva a questo processo user centered. Nello specifico si ringraziano:
➢ IANTRA Eventi, Viaggi e Congressi: agenzia attiva dal 1997 con sede a Verona specializzata nell’organizzazione di eventi, congressi, convegni, incentive, viaggi sia aziendali che individuali.
➢ La professoressa e event manager Marianna Caprotti, e il professor Luca Monti, ambedue docenti del Master Ideazione e progettazione di eventi culturali – MEC, tenuto presso l’Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano.
➢ Richmond Italia: parte di un consolidato network internazionale (Londra – New York- Basilea) che opera da ben 26 anni, specializzato nell’organizzazione di eventi business-to-business.

Come da manuale per un buon processo user centered (1.3.3), il caposaldo che ha accompagnato tutta la durata della progettazione è stata l’esigenza di trovare una riposta specifica ai seguenti quesiti:
1. chi utilizzerà l’applicazione;
2. in quale preciso contesto di utilizzo;
3. con quali specifici obiettivi.

Le rispose sono state concesse a seguito dell’attività di intervista. Questa è stata condotta mediante l’invio di un questionario alle figure elencate pagina 62. Esso si componeva di cinque domande:
1. Quali sono gli step del processo di allestimento di uno spazio pubblico in occasione di un evento? (indice delle tappe accompagnate da brevissima descrizione)
2. Quali figure professionali sono coinvolte nel processo di allestimento di uno spazio pubblico in merito ad un evento? Tale lavoro è svolto in maniera cooperativa o in via singolare?
3. Quali sono le metodologie attualmente impiegate in fase di design (sketch, storyboard ecc)? è previsto l’utilizzo di device digitali (qualunque tipo)? Se si, in quale fase/i del processo di design? Ne sapreste elencare i limiti e le potenzialità?
4. Una soluzione in realtà aumentata e/o realtà virtuale a questi limiti potrebbe essere valida per rendere il lavoro più accurato e/o facilitarlo? Aumenterebbe il grado di soddisfacimento delle figure professionali coinvolte in questo scenario?
5. Avete interesse per le tecnologie di realtà virtuale e realtà aumentata o ne percepite dei vincoli/limiti?

I primi due quesiti del questionario sono serviti a dipingere un quadro generale di questo use case. In tal modo si è venuti a conoscenza di quale è la dinamica generale che sta dietro l’allestimento di uno spazio pubblico. Mostrare interesse verso le mansioni degli ipotetici committenti, è stato un modo da parte mia di entrare in maggiore empatia con questi, e al contempo trarre spunti su ipotetiche migliorie del progetto, e/o l’aggiunta di altre funzionalità.
Il processo di progettazione di uno spazio si articola nelle seguenti fasi:
1. site inspection con cliente e scelta del luogo dell’evento;
2. presentazione della documentazione per l’occupazione del suolo pubblico; questa richiesta dall’ufficio eventi della municipalità interessata (visura camerale, società organizzatrice, dichiarazione antimafia, documenti di identità organizzatori, planimetrie, rendering, descrizione dell’evento, specifiche tecniche, impatto acustico, crono programma, mappa del rischio, relazione di calcolo e di staticità delle strutture, Croce Rossa, distribuzione generi alimentari, dichiarazione antincendio, SIAE, etc);
3. munirsi delle conoscenze dei punti e della portata di erogazione di corrente, accessi per carico/scarico materiale;
4. identificazione dei fornitori che si occupano di fornite il materiale necessario;
5. permessi di circolazione dei mezzi e orari carico/scarico acquisibili con richiesta della polizia municipale;
6. cantierizzazione dell’area;
7. inizio allestimento: in questa fase di pianificazione, a seguito dei risultati estrapolati nella prima fase di site inspection, l’Event Planner o una figura similare, pianifica l’allestimento;
8. Elaborazione di un render grafico che simula l’aspetto finale dell’allestimento;
9. Fase di proposta del progetto: condivisione del render grafico con il cliente. In caso di approvazione, si confermano gli ordini ai fornitori.

In questo processo, l’agenzia e/o l’ente incaricato della progettazione dell’evento, si trova a collaborare con svariate figure professionali di diversa natura. Queste, possono essere raggruppate all’interno di tre macro-categorie:
1. le forze dell’ordine chiamate in causa (polizia municipale, incaricato municipalità e questura), e i servizi di vigilanza;
2. il cliente;
3. i fornitori che si occupano di procurare il materiale in questione per la realizzazione dell’evento (service audio, video, luci, elettricista, catering, allestitore, arredi etc).

Ottenuta quindi una visione di tutto ciò che comporta l’atto di allestimento di uno spazio pubblico per un evento, è stata rivolta la terza domanda, quella maggiormente impellente per la fase di progettazione. I dati ottenuti in questa sede sono serviti non solo a supportare, ma anche legittimare la proposta di una soluzione in extended reality.
In base al budget degli allestitori e alla portata dell’evento, sono state identificate tre principali metodologie di pianificazione:
1. Sketch a penna su carta: seppur possa apparire antiquato, consiste nel primo passo di ogni manovra progettuale - si pensi ai wireframe su carta quando si pianifica la stesura di un sito web -. Lo scenario oggetto dell’elaborato non fa eccezione.
2. Fotomontaggio con programma grafico: all’interno del processo di allestimento, viene interpellata una figura professionale che mediante l’impiego di software grafici quali Adobe Illustrator o InDesign, simula lo spazio finale in cui vanno inseriti, ingombri arredi e installazioni dell’area interessata. Tale prodotto va condiviso con l’Ufficio Manifestazioni e lo Sportello Unico Attività Produttive (SUAP) i quali lo richiedono specificatamente in formato dwg o pdf.

Questo metodo è rivolto anche ai fornitori, i quali vengono muniti di planimetrie realizzate con i medesimi software, all’interno del quale vengono segnate le vie di accesso e di uscita.
3. Render grafico: si costruisce in 3D un modello di quello che dovrebbe essere lo spazio finale. Utilizzato prevalentemente in fase decisionale del progetto, questo viene condiviso con cliente e con figure interessate i quali forniscono un feedback.

Ottenuto questo genere di dati, con gli ultimi due quesiti del questionario, si è cercato di instaurare un rapporto fiduciario con gli intervistati, chiedendo esplicitamente un mero parere su come una soluzione in realtà aumentata e realtà virtuale verrebbe accolta.
Generalmente la proposta ha ricevuto feedback positivi, in quanto tutte le parti hanno mostrato un certo interesse alla possibilità di testare tecnologie immersive all’interno del contesto in questione.
La realtà aumentata e la realtà virtuale potrebbero sostituirsi o porsi come alternativa al render grafico presentato dall’azienda al cliente nella fase decisionale. Un’esplorazione immersiva dello spazio potrebbe rendere tale fase più soddisfacente ed esaustiva. Tale asserzione viene formulata sulla base delle potenzialità delle tecnologie immersive presentate nelle sezioni 1.2 e 1.3. Non stupisce infatti che il carattere peculiare ed innovativo insito in realtà aumentata e realtà virtuale scateni un certo livello di curiosità. Nonostante la presenza di fattori positivi che hanno incentivato lo sviluppo del progetto, non bisogna dimenticarsi delle criticità poste direttamente dagli intervistati.
La prima non riguarda direttamente la extended reality, bensì si estende ad un contesto assai più ampio, ovvero quello dell’impiego della tecnologia come strumento di simulazione per lo spazio pubblico. Più utenti coinvolti nell’attività di ricerca hanno riportato che durante la loro esperienza nell’organizzazione di eventi, più volte sono stati testimoni di situazioni incresciose riguardanti la mancanza di fedeltà tra il render grafico e l’allestimento finale. Tale fatto ha creato disagi che sono sfociati in manovre legali. Come risultato, oggigiorno si vede necessario la firma di manleve o assicurazioni che ne garantiscano la corrispondenza.
Si sottolinea nuovamente che questa criticità non coinvolge una peculiarità delle tecnologie immersive; la mancanza di fedeltà tra il prodotto simulato e il prodotto finale non può essere attribuita ad un malfunzionamento della tecnologia o simile, bensì si tratta di un mero errore umano dovuto ad una mancanza di precisione o attenzione, e quindi facilmente evitabile.
La seconda criticità si avvicina maggiormente alle tecnologie immersive, in quanto anch’essa non si rivolga alla tecnologia in sé, bensì all’aspetto monetario ad esse legati. Il costo dei soli head mounted display impiegati nel progetto non è da sottovalutare se la figura che ha a carico le spese dell’evento abbia un budget ristretto.
Per far fronte a questo fatto, occorre dimostrare la validità del progetto mediante la proposta di dati statistici che possano confermare i vantaggi derivanti dall’uso di un’applicazione in extended reality. Quest’ultima fase non può essere purtroppo riportata nell’elaborato in quanto le tempistiche legate la stesura della tesi e le politiche legate il laboratorio di sviluppo non hanno consentito una fase di prototipazione del lavoro.
La progettazione di uno spazio pubblico per un evento è quindi una manovra tutt’altro che semplice; come presentato, coinvolge un numero elevato di figure professionali che devono essere coordinate secondo specifiche strategie. Una soluzione che preveda l’impiego di tecnologie immersive, ha stuzzicato l’interesse degli intervistati; salvo alcune criticità, questi hanno espresso giudizi positivi.
Sia l’event planner – o chi si occupa del design dello spazio, sia il cliente o figure che necessitano di visionare la simulazione dello spazio, potrebbero beneficiare di questa soluzione in extended reality. Seppur la validità dell’applicazione non possa essere comprovata sino alla fase di prototipazione, questi dati costituiscono un terreno fertile per spingermi ad iniziare a sviluppare il progetto.
Si conclude in questo modo la parentesi dedicata la ricerca. Le conclusioni da essa estratte, e come queste abbiano inciso nella progettazione dell’applicazione saranno presentate nella sezione 3.1.